Le Secrétaire général, a un rôle pivot et essentiel dans les organisations de moyenne et grande taille.
Contrairement aux apparences que son titre pourrait sous-entendre, le Secrétaire général n’est pas le chef des secrétaires.
Dans les faits, le Secrétaire général chapeaute l’ensemble des fonctions support : finance, juridique, RH, systèmes d’informations, communication.
Une position stratégique
Le Secrétaire général est l’homme ou la femme de confiance du Président.
Placé sous l’autorité directe de celui-ci, le Secrétaire général dispose d’un positionnement stratégique.
L’ensemble des fonctions support qu’il dirige vont lui permettre de disposer des informations essentielles à la prise de décision du dirigeant. De par sa position, le Secrétaire général apparaît ainsi comme le véritable chef d’orchestre des fonctions support mais aussi des organes de contrôles et de conseils externes (avocats, expert-comptable, commissaires aux comptes, banques, agences de communication).
Bouclier du Président
Le Secrétaire général monte souvent « au feu » afin de régler des conflits internes ou externes : conflits sociaux sur une business unit, négociation avec les banques lorsque la trésorerie et le cash-flow se trouvent en tension etc….
L’une des principales fonctions du Secrétaire général va consister à prendre des coups au lieu et place du Président, servant ainsi à ce dernier de véritable bouclier.
En cas de conflit social lourd, le Secrétaire général montera au front afin de négocier aux côtés du DRH auprès des organisations syndicales, ce qui laissera toujours une option de sortie venant de la part du Président en cas de blocage.
D’une manière générale, le Secrétaire général avance devant le Président afin de déminer tous type de conflit ou de litiges. On peut dire pour résumer qu’il joue le rôle d’amortisseur des zones de risques.
Le Sabre du Président
Mais, si le Secrétaire général a pour fonction de protéger le président, il a aussi pour mission de frapper lorsque cela est nécessaire.
Le Secrétaire général va ainsi avoir pour mission de prendre des décisions souvent douloureuses et parfois brutales, mais surtout de les mettre en application.
Lorsqu’un cadre dirigeant ne remplit pas sa mission ou pire, commet des malversations, c’est au Secrétaire général que reviendra la tâche de mettre fin aux fonctions du collaborateur incompétent et/ou malveillant.
C’est également au Secrétaire général que reviendra la tâche d’initier un plan social avec l’aide du DRH, lorsque la situation financière de l’entreprise le nécessitera.
De la même façon, lorsque les rentabilités d’une business unit se dégradent, c’est souvent au Secrétaire général que revient la tâche de mettre en place un plan de réduction de coût ou cost cutting program, en supervision du DAF et du contrôle de gestion.
L’apporteur de mauvaises nouvelles
La fonction de Secrétaire général est une fonction délicate et souvent ingrate en ce sens qu’elle a notamment pour rôle de remonter au Président les mauvaises nouvelles.
Bien évidemment lorsqu’il s’agit d’apporter une bonne nouvelle au Président, tous les courtisans se bousculent au portillon pour se faire bien voir et rester dans ses petits carnets : prise d’un nouveau marché par une business unit, procès ou prud’homme gagné, contrat commercial renouvelé, gain de rentabilité etc….
En revanche, peu de cadres dirigeants seront naturellement poussés à informer le Président d’une mauvaise nouvelle : chute d’une rentabilité, coût exceptionnel non prévu au budget, licenciement, perte d’un gros marché, dégradation de la trésorerie, etc…
Le Secrétaire général est très souvent placé entre le marteau des patrons de business unit, désireux de remplir leurs oblectifs budgétaires de rentabilite et de chiffre d’affaires au mépris parfois de certains principes comptables (étalement de charges, comptabilisation en charges exceptionnelles de dépenses d’exploitation, provision de Factures à établir hypothétiques), et l’enclume de sortir des comptes réguliers et sincères reflétant la situation économique et patrimoniale de l’entreprise, pour reprendre l’expression consacrée.
Dans son soucis de transparence, ce sera donc au Secrétaire général de remonter ces mauvaises nouvelles au Président et de facto, d’en subir très souvent les foudres selon l’expression bien connue de l’écrivain Nicolas de Chamfort « Dans notre pays on laisse en paix ceux qui allument le feu et l’ on persécute ceux qui sonnent le tocsin ».
De ce point de vue, le Secrétaire général doit disposer de ressources personnelles très solides pour absorber ces mauvaises nouvelles et les remonter au Président.
Les 10 qualités requises pour être un bon Secrétaire général ?
1/ savoir gérer son stress et celui de ses équipes.
2/ ne pas avoir d’état d’âmes.
3/ être juste dans ses prises de décision.
4/ ne jamais dire au Président ce qu’il veut entendre mais simplement la vérité.
5/ fédérer ses équipes derrière lui.
6/ prendre des décisions rapides.
7/ être audacieux.
8/ être pédagogue dans sa communication.
9/ disposer d’une grosse capacité de travail.
10/ rester optimiste même dans des situations compliquées.
Alain Azulay
Expert Comptable
Président de Triad Conseils